イラストは紙書類のデータ化を表すイメージです。
紙の書類を見ながら、同じ内容をExcelや業務システムへ入力する。入力が終わったら、今度は間違いがないか照合する。大切な作業ですが、毎日続くと担当者の時間を取ります。
この負担を減らす方法の一つが、OCRによる文字認識とAIによる補助を組み合わせた入力支援です。ただし、読み取れれば業務改善が完成するわけではありません。読み取った情報をどこへ渡し、誰が確認し、どう修正するかまで決めて、初めて現場で使える仕組みになります。
岡山市のRANGE SYSTEMSには、AIとOCRを組み合わせた入力支援システムの開発実績があります。この記事では、その公開事例と、導入を検討するときの確認事項を紹介します。
AI OCRとは？文字認識とAIはそれぞれ何をする？
OCRは、画像やスキャンした書類に写る文字を、コンピューターで扱える文字データへ変換する技術です。AIは、項目の分類や表記の整理など、読み取った情報の扱いを補助する用途で使えます。
たとえば、紙の注文書を処理する場合は、次のような構成を検討できます。これは説明用の例であり、当社の実績案件の仕様ではありません。
| 工程 | 仕組みの例 | 確認すること |
|---|---|---|
| 取り込み | スキャンした書類を登録 | 読める画質か、ページが欠けていないか |
| 読み取り | OCRで文字を取り出す | 品番や数量を読み違えていないか |
| 項目整理 | AI等で項目や表記を整理 | 元の書類にない内容を補っていないか |
| 確認 | 担当者が原本と照合 | 金額・数量・取引先等が正しいか |
| 登録 | Excel等へ出力、またはシステムへ連携 | 二重登録や反映漏れが起きないか |
AIの補正は、正しさの保証ではありません。特に金額や識別番号は、もっともらしい値へ変わってしまうと見落としやすいため、原本と照合できる設計が重要です。
RANGE SYSTEMSでは、どのような入力支援を開発した？
当社のAI×OCRによる入力サポートは、紙書類の入力に時間と人件費がかかり、ミスも発生していた業務に対する開発事例です。
OCRによる文字認識とAI補正を組み合わせ、入力を支援するシステムを開発しました。さらに、既存の作業の流れに合わせ、操作がシンプルになるよう調整しています。
実績ページでは、お客様から、手入力の負担が減り、本来の業務へ時間を使いやすくなったという評価をいただいています。精度や確認負担の改善についてもお声を掲載しています。これは個別のお客様の感想であり、測定条件をそろえた検証結果ではありません。
この事例で伝えたいのは、技術を入れることと、現場で扱いやすくすることを一緒に考えた点です。同じOCRでも、書類の種類や画質、連携先によって結果は変わります。この案件の評価を、すべての書類で同じ効果が出る約束としては扱いません。
最初から、すべての書類を自動化する必要はある？
最初は、繰り返し処理する一種類の書類を選び、入力から確認までの負担が減るか試す方法をおすすめします。
書類の様式が何種類もある、手書きが多い、担当者ごとに入力先が違う。こうした条件を一度に扱おうとすると、例外への対応も増えます。まずは対象を絞り、実際の書類で試すと判断しやすくなります。
- 書類ごとの処理件数と入力時間を把握する。
- 入力する項目と、必ず人が確認する項目を決める。
- 機密情報を適切に扱える環境で、実際の書類を使って試す。
- 読み取りだけでなく、確認・修正・登録までの時間を比べる。
- 効果と運用負担を見て、対象を広げるか判断する。
入力が速くなっても、修正に時間がかかれば改善効果は小さくなります。測るべきなのは、一連の仕事が終わるまでの時間です。
費用対効果は、どう判断する？
初期費用だけでなく、毎月の利用料、確認作業、改修や保守を含めて比べます。「何枚読めるか」と「現場の負担が減るか」は分けて考えてください。
比較には、次のような計算が使えます。
月に減らせる作業時間＝導入前の月間処理時間−導入後の月間処理時間
導入後の処理時間には、取り込み、照合、修正、登録失敗への対応も含めます。人件費に換算した金額は判断材料になりますが、そのまま給与や支出が減るとは限りません。空いた時間を何に使えるかも、導入の価値を考えるポイントです。
費用の比較では、減らせる時間を社内の時間単価で換算した額と、月額利用料・保守費を並べます。初期費用も含め、どの期間で投資の価値を判断するかを決めてください。削減時間を金額に換算しても、実際の支出が同額減るとは限りません。
RANGE SYSTEMSは、岡山を拠点とする開発チームです。当社が紹介するニアショア開発は、国内の地方開発チームを活用し、品質とコストパフォーマンスの両立を目指す方法です。AI入力支援でも、必要な機能と運用条件を整理したうえで、見積の範囲を確認することが大切です。既存サービスで足りる範囲と、個別の開発が必要な範囲を分けて比較すると、予算を考えやすくなります。
書類に個人情報がある場合は、何を確認する？
実際の書類を外部サービスへ送る前に、保存場所、利用目的、アクセス権、削除方法などを確認してください。
請求書、顧客情報、従業員の書類などは、効率だけで扱いを決められません。AIサービスごとに、データの保存や学習利用の条件も異なります。利用するサービスの契約と仕様を確認し、社内のルールに合う構成を選ぶ必要があります。
初回の相談では、書類の種類と処理の概要だけで構いません。原本を共有する場合は、共有方法や匿名化の要否を担当者と相談してください。
岡山の開発会社へ、業務の困りごとから相談できる？
当社は岡山市北区に拠点を置き、システムの企画・設計・開発・運用を扱っています。AIの導入方法が決まっていなくても、今の仕事のどこに手間がかかっているかからご相談いただけます。事業概要
当社が掲げる「RANGEを超えた貢献を」は、依頼された機能と、その背景にある課題に向き合う姿勢です。今回紹介したOCR事例でも、既存の作業に合わせて操作をシンプルに調整しました。機能を実装するだけでなく、担当者が使える形へ整えることを大切にしています。
技術面では、AI業務自動化に加え、API連携やクラウド構築にも対応しています。読み取った後のデータの渡し方も、導入前に整理したいポイントです。当社の公式LINEと自社CRMの連携実績では、分散していた情報をAPIでつないでいます。これはOCR案件とは別の事例ですが、業務システム間の連携を扱う取り組みとして紹介しています。
補助金も一緒に相談できる？
当社の事業概要に掲載している補助金サポートも相談できます。ここではサービスのご案内にとどめ、個別制度の対象経費・補助率・締切は解説しません。
AIやOCRを使うからといって、必ず補助対象になるわけではありません。検討する制度の対象経費や申請条件を、その時点の公式資料で確認する必要があります。資金面も気になる場合は、開発予算と合わせてお伝えください。
よくある質問
手書きの書類でも使えますか？
対応の可否や精度は、文字の状態や書類、利用するサービスによって変わります。実際の書類で試して、確認・修正にかかる手間も含めて判断します。
人の確認をなくせますか？
一律には判断できません。金額や数量など、誤りの影響が大きい項目を中心に、どこを確認するか設計します。読み取り精度だけでなく、誤りがあったときの発見・修正方法も必要です。
費用を相談するには、何を伝えればいいですか？
書類の種類、月の処理件数、現在の入力先、困っている作業をお知らせください。予算の目安と希望時期もあると、検討する範囲を共有しやすくなります。
紙の入力業務を減らしたい方は、RANGE SYSTEMSのLINE相談窓口へ。「どんな書類を、月に何枚、どこへ入力しているか」に加え、困っている作業・予算の目安・希望時期をお聞かせください。
原稿作成・レビュー：Codex／原稿確認日：2026年10月1日。公開前に、社内の確認担当者による事実確認を行います。
